Cuando una empresa u organizador de eventos comienza a realizar una gran cantidad de los mismos al año, la pregunta es: ¿Deberíamos construir nuestro propio software de registro?

La idea de tener una herramienta 100% personalizada controlada por el equipo de tecnología es atractiva. Sin embargo, en el mundo moderno de la tecnología para eventos, la velocidad, la especialización y el costo demuestran que, en la gran mayoría de los casos, la compra de una solución especializada es superior al desarrollo interno.

El registro en eventos es un campo que evoluciona rápidamente (Códigos QR, reconocimiento facial, IA). Construir su propia solución significa que su equipo de desarrollo tendrá que convertirse en expertos en cada una de estas áreas, lo cual es un desafío que implica:

La realidad del desarrollo interno

Construir un software de registro desde cero requiere más que solo un formulario únicamente.

1. Costo inicial y tiempo:

El costo inicial es solo el inicio. Un sistema profesional de registro incluye:

• Módulos de gestión de pagos.
• Módulos de impresión de escarapelas/gafetes.
• Aplicación de check-in móvil.
• Generador de códigos QR únicos y certificados.
• Integración con su CRM o ERP.

El tiempo de desarrollo de estos módulos por un equipo interno puede oscilar entre 6 y 18 meses, un plazo que a menudo puede demorar aún mas por lo cambiante del mercado.

2. El Costo Oculto de Mantenimiento:

El mantenimiento es el principal riesgo financiero.

• Actualizaciones tecnológicas: Cada vez que un navegador, un sistema operativo, inclusive hardware como impresoras actualizan su sistema operativ, en ocasiones el sistema de registro deja de funcionar y hay que realizar desarrollos nuevos de urgencia para no detener la operación.
• Soporte y errores: Su equipo de soporte deberá hacerse cargo del soporte 24/7 de los organizadores y de la corrección inmediata de errores que surjan durante un evento en vivo, en donde el márgen de error es mínimo.

3. Falta de especialización:

Las personas de desarrollo son expertos en desarrollar software. No son especialistas en la lógica compleja de los eventos. Un desarrollo interno a menudo omite funcionalidades críticas que un software especializado ha perfeccionado a lo largo de miles de eventos. Inclusive hay funcionalidades que ni siquiera se han pensado

Las ventajas de la solución especializada

Las plataformas especializadas ofrecen un camino mucho más rápido y seguro, transfiriendo los costos y riesgos a un tercero.

1. Implementación Inmediata:

Una solución especializada está lista para usarse. La configuración de un nuevo evento puede tomar horas, inclusive minutos, no meses. Esto permite a la organización lanzar su evento de forma casi inmediata.

2. Tecnología siempre actualizada:

Se paga por un servicio que incluye automáticamente todas las actualizaciones, sin costos adicionales de desarrollo. La plataforma ya está optimizada para cualquier evento.

3. Soporte especializado en eventos:

Cuando surge un problema a cualquier hora del día del evento, el soporte de su proveedor sabe exactamente qué hacer. El equipo está enfocado 100% en la logística de eventos.

4. Reducción del costo:

Al usar una solución tercerizada, solo se paga una tarifa de uso. Se elimina la necesidad de:

• Pagar salarios anuales a un equipo de desarrolladores dedicado al software.
• Invertir en infraestructura de servidores, almacenamiento y copias de seguridad.

5. Enfoque en el negocio:

Al usar una solución ya funcional, el equipo de tecnología puede enfocarse en lo que realmente genera valor para la empresa: el producto principal.

Conclusión: ¿Cuándo es viable el desarrollo interno?

La única situación en la que el desarrollo interno es justificable es si el sistema no es un fin en sí mismo, sino una función profundamente entrelazada con un sistema o de misión crítica de la empresa.

Para el 99% de las organizaciones, las que buscan profesionalismo, rapidez, seguridad de datos y eficiencia logística, el uso de un software del mercado es la opción más inteligente, económica y menos riesgosa.

Delegar la complejidad técnica a expertos como Incontacto permite a los organizadores centrarse en lo que realmente importa: crear una experiencia para el asistente.

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Siga aprendiendo: Ya que ha decidido por la solución de compra, asegúrese de que la plataforma elegida cumpla con los requisitos críticos. Vea Funciones clave que una aplicación de registro en eventos debe tener.