En la planificación de un evento, el presupuesto es lo mas importante. Usar herramientas gratuitas para el registro de asistentes es siempre una opción. Plataformas como Google Forms o Typeform parecen una forma obvia de ahorrar dinero.

Sin embargo, en la gestión de eventos, lo gratuito casi siempre termina saliendo más caro.

Un formulario gratuito es una herramienta de encuestas. Una plataforma de pago es un sistema de gestión logística. A continuación, analizamos las diferencias cruciales.

La realidad de lo gratuito

Las plataformas gratuitas obligan al organizador a crear un proceso manual:

1. Se usa Google Forms para capturar los datos.
2. Se usa un enlace de PayPal o cuenta bancaria para los pagos y hacer validación de forma manual.
3. Se usa Mailchimp o Gmail para enviar las confirmaciones de manera manual. Teniendo en cuenta que plataformas como Gmail tienen un limite de correos por minuto.
4. Se usa Excel para gestionar la base de datos.
5. Se usa una lista impresa para realizar la acreditación.

Cada uno de estos puntos en ese proceso es una pérdida de tiempo.

Análisis comparativo: gratuito vs. pago

1. Imagen de marca y profesionalismo

Gratuito: El asistente se registra en un formulario genérico con el logo de Google o cualquier plataforma, teniendo que acomodarse a las limitaciones del sistema.

Solución de pago: Ofrece marca blanca. El formulario, los correos y la landing page tienen la identidad visual del evento, generando confianza y adicional puede utilizar funciones necesarias como condicionar ciertos campos o que solo algunos asistentes se puedan registra, evitando trabajos operativos de revisar si se registró quién podía o no.

2. Gestión de pagos y facturación

Gratuito: Nula o inexistente. No pueden gestionar entradas de diferentes valores (VIP, general), ni códigos de descuento, ni generar facturación automática.

Solución de pago: Se integra con pasarelas de pago, gestiona cupos, automatiza la venta y se integra con un sistema de facturación.

3. La experiencia del check-in

Gratuito: El resultado es una hoja de cálculo. Esto obliga al personal a buscar nombres manualmente en un computador o lista impresa. El resultado son, las filas.

Solución de pago: Incluye una app de check-in especializada, que escanea códigos QR en milisegundos o una tablet con la aplicación reconociendo las caras de las personas y dependiendo de cada tipo de asistente generando el gafete/escarapela, o permitiendo el ingreso; inculsive sacando una alerta si faltó realizar el pago online.

4. Propiedad y seguridad de los datos

Gratuito: El producto suelen ser los datos.Las plataformas son gratis, pero los datos recaudados les pertenecen también.

Solución de pago: El organizador posee el 100% de los datos. La plataforma garantiza la seguridad y el cumplimiento estricto de las leyes. Inclusive si el cliente lo requiere, sus datos son eliminados de la plataforma luego de entregarlos.

5. Soporte técnico

Gratuito: El soporte es un foro de comunidad. Si el formulario se cae el día del evento, no hay a quién llamar.

Solución de pago: Se paga por la tranquilidad. Incluye un equipo de soporte dedicado que puede resolver problemas críticos en minutos.

6. Integraciones y métricas

Gratuito: Una base de datos. La información debe ser exportada manualmente.

Solución de pago: Ofrece dashboards en tiempo real e integraciones directas con el CRM para que el equipo de ventas comience el seguimiento.

Conclusión: una inversión en eficiencia, no un costo

Las herramientas gratuitas son perfectas para eventos donde los datos no son relevantes, pero si la reputación de la marca está en juego, un software gratuito es un riesgo operativo. Una plataforma de pago es una inversión en eficiencia, seguridad y profesionalismo.

Siga aprendiendo: La plataforma es solo una parte. Vea cómo encaja en la estrategia completa en [La guía definitiva del registro de asistentes para eventos exitosos].