Llegas a un restaurante y hay fila. Puedes interpretarlo como un buen indicador: la comida será buena; pero también puedes interpretarlo como un disuasor: no te alcanzará el tiempo y claramente no estaban bien preparados para tantos asistentes.
No importa si hablamos de restaurantes, entradas a cine o de eventos: Las filas son aburridas. Pero, si todos sabemos eso, ¿por qué siguen existiendo? El problema es que las filas son necesarias. En cualquier evento ocurren múltiples acciones que dan como resultado que deban realizarse colas de mayor o menor tamaño. La buena noticia es que, en realidad, el problema no son las filas, sino su movimiento.
Es uno de los grandes secretos de los eventos: El problema a vencer no es la existencia de filas, sino su lentitud.
¿Cómo hacerlo? Existen muchas soluciones. La más común se denominan puntos de registro, es decir, lugares físicos en los cuales las personas que llegan al evento se presentan para ingresar. Muchas empresas de eventos piensan que es la única solución y por ende en el mercado suele generarse una competencia por quién ofrece puntos de registro más baratos. Pero los puntos de registro, por sí solos, no solucionan el problema.
Es como tener más cajas en un supermercado: si los cajeros no son ágiles, si los productos no tienen los códigos adecuados, si los sistemas no funcionan, si en cada caja no se pueden hacer todas las transacciones, no importa que se tengan 10 o 100 puntos: las filas no se moverán adecuadamente.
Insistimos: los puntos de registro son una solución, pero no la única. ¿De qué sirve tener 10 puntos de registro si obligamos al cliente a pasar de una fila a otra porque “esta fila no permite registrarlo a usted, sino que debe ir a la siguiente”? ¿De qué sirve tener 100 puntos de registro si las personas deben buscar en decenas de bases de datos diferentes a una sola persona? Lo que debemos comprender es que las soluciones dependen del problema y no al contrario.
Hablemos entonces de problemas, pero concentrémonos en uno de ellos: En los eventos, el primer paso se denomina acreditación, y ese es también el primer punto de problema. De manera simple, las personas confirman y se acreditan según su rol en los eventos, y esa acción es la responsable de la primera fila. Pues bien: si se quiere que esa fila fluya, el primer paso es conseguir que los sistemas logren tener la información disponible para hacer el proceso de manera rápida y adecuada.
¿Cómo hacer esto? Construyendo sistemas que permitan que la acreditación sea accesible a todas las personas encargadas del registro. La información debe unificarse de la mejor manera, de forma que asistentes, invitados, invitados de los invitados, personas pendientes de pago, personas que ya pagaron y, en fin, todos los que llegan a los eventos puedan realizar los procesos adecuadamente.
Conseguir filas ágiles es posible. Requiere información única y capacitación para manejarla adecuadamente.
Para unificar y manejar la información, y para hacer que los eventos salgan de la manera que nuestros clientes imaginan, está Incontacto.