El control de acceso con reconocimiento facial permite validar la identidad de un asistente mediante el análisis de su rostro, sin contacto físico ni necesidad de nada impreso. Es una solución rápida, segura y eficiente para eventos con alto flujo de personas o necesidad de control estricto.

¿Cómo funciona?

1.  El asistente registra previamente una foto (durante el pre-registro ).
2. Al llegar al evento, una cámara capta su rostro y lo compara con la base de datos mediante inteligencia artificia
3. Cada que quiera ingresar a una zona controlada, el sistema verifica su rostro
4. El ingreso queda registrado en el sistema en tiempo real.

Ventajas:

• Acceso 100% sin contacto

• Evita suplantación de identidad

• Aumenta la velocidad de ingresos

• Compatible con analítica de asistencia

• Ideal para zonas VIP, staff, o accesos restringidos, aunque sirve para cualquier zona

El auto-registro en eventos permite que los asistentes se registren por sí mismos, sin necesidad de personal de apoyo. Utiliza dispositivos móviles  para verificar la identidad del asistente y de esa manera pueden imprimir escarapelas o gafetes y autorizar el ingreso.

¿Cómo es el proceso?

1.  El asistente recibe una invitación con QR personalizado.
2. Al llegar, escanea el QR en un kiosco o tótem.
3. El sistema valida sus datos e imprime automáticamente su escarapela o gafete.
4. Puede ingresar al evento sin esperas ni contacto físico.

Ventajas:

• Agiliza el acceso y reduce filas

• Minimiza errores en el registro

• Mejora la experiencia de bienvenida

• Escalable para eventos pequeños o masivos

La escarapela o gafete digital es una credencial electrónica que identifica a cada asistente en un evento, accesible desde su celular. Sustituye al gafete físico tradicional y puede ser escaneada tanto para hacer el check-in del asistente como para controlar accesos a los diferentes espacios, Adicional, puede ser enviada antes del evento lo que reduce filas el día del inicio.

¿Cómo se utiliza?

1. El asistente recibe su gafete digital por correo o WhatsApp.
2. Lo abre desde su smartphone (no requiere app).
3. En el registro validan el gafete o escarapela y hacen check-in del asistente.
4. En todos los contorles de acceso se puede ingresar con este gafete o escarapela digital.

Ventajas:

• Elimina impresiones y reduce costos

• Acceso rápido y sin contacto

• Personalización

• Agilidad

• Nunca se pierde

WhatsApp es una herramienta poderosa para enviar invitaciones personalizadas, confirmar asistencia y mantener comunicación directa con los asistentes antes, durante y después del evento. Su alta tasa de apertura garantiza que el mensaje llegue y sea leído.

¿Cómo se usa en confirmación de asistencia?

1. Genera un formulario para recolectar los datos.
2. El formulario envía automáticamente la confirmación al evento, puede ser únicamente la bienvenida o la escarapela o gafete virtual
3. El asistente recibe el mensaje por Whatsapp y ya queda habilitado en el evento
4. Genera los ingresos a los eventos con el mensaje que le llegó

Ventajas:

• Tasa de apertura superiores a los correos electrónicos

• Comunicación directa, rápida y personal

• Aumenta la asistencia 

• Envío y recepción inmediata

La analítica de datos en eventos permite medir en tiempo real lo que ocurre en un evento: desde cuántos asistentes llegaron, cuánto tiempo estuvieron, hasta cuáles zonas visitaron o actividades realizaron.

¿Cómo funciona?

1. Cada asistente es identificado a su llegada bien sea con su escarapela o gafete digital o con su mensaje de confirmación.
2. Se registra cada movimiento en el sistema que el asistente realiza en el evento
3. El sistema muestra estadísticas con lo que está pasando en el registro y el cada acceso del evento que se tenga controlado
4. Los organizadores visualizan dashboards en tiempo real.

¿Qué se puede medir?

• Número de asistentes reales vs registrados

• Flujo de ingreso por hora o por salón

• Actividades más concurridas

• Participación por tipo de asistente (VIP, expositor, visitante, etc.)

Ventajas:

• Toma de decisiones con base en datos

• Optimización de recursos logísticos

• Informes post-evento con datos claros

• Valor agregado para patrocinadores y expositores

El check-in con código QR es una forma rápida y sin contacto de registrar la llegada de asistentes a un evento. Cada persona recibe un QR único y personalizado que puede escanearse al ingresar, lo que valida su identidad y agiliza el acceso.

¿Cómo funciona?

1. El asistente recibe su QR por email o WhatsApp.
2. Al llegar al evento, escanea su QR en un tótem, tablet o lector móvil.
3. El sistema valida su registro en un instante y registra su hora de ingreso.
4. (Opcional) Se imprime automáticamente su gafete o escarapela.

Ventajas:

• Elimina filas y demoras en el acceso

• Reduce errores y mejora la seguridad

• Permite control de asistencia en tiempo real

• Registro más limpio y ágil

Casos de uso:

• Ferias y congresos

• Eventos corporativos

• Festivales y conferencias masivas

Los eventos presenciales pueden potenciarse con tecnologías diseñadas para mejorar la experiencia del asistente, optimizar la logística operativa y facilitar la toma de decisiones basada en datos.

Soluciones tecnológicas más utilizadas:

1. Registro y acreditación
   • Pre-registro online
   • Auto-registro en dispositivos móviles
   • Impresión automatizada de gafetes o escarapelas
2. Gafete o escarapela digital
   • Identificación sin contacto
   • Check-in rápido y trazabilidad de los ingresos
   • Disponible en todo momento
3. Reconocimiento facial

   • Control de acceso biométrico

   • Validación de identidad en tiempo real
4. Analítica de datos en tiempo real
   • Medición de asistencia, tiempos y flujos
   • Reportes automáticos y dashboards
5. Automatización por WhatsApp 
   • Invitaciones personalizadas
   • Confirmación de asistencia y recordatorios
   • Mayor tasa de apertura
6. Control de filas y flujos inteligentes
   • Monitoreo en vivo de accesos
   • Analítica detallada en cada lugar de contacto con los asistentes
7. Integración con otras plataformas
   1. • CRM, apps de networking, plataformas de streaming o pago

La diferencia entre un registro manual y uno automatizado en eventos radica en la forma en que se recopilan, validan y procesan los datos de los asistentes, así como en la eficiencia y experiencia que se ofrece.

Registro manual:

• Se realiza en papel o con Excel.

• El personal escribe o valida datos uno a uno.

• La entrega del gafete o escarapela es manual.

• Hay mayor riesgo de errores, suplantación o demoras.

• No ofrece trazabilidad ni analítica en tiempo real.

 Registro automatizado:

• El asistente se pre-registra online.

• Al llegar, escanea un QR o usa reconocimiento facial.

• El sistema valida su identidad y emite el gafete o escarapela automáticamente.

• Todo queda registrado al instante.

• Permite control de asistencia, segmentación y reportes inmediatos.

Tabla comparativa:

Conclusión: El registro automatizado mejora la eficiencia operativa, reduce errores humanos y permite ofrecer una experiencia profesional desde el primer contacto con el asistente.

El auto-check-in transforma la forma en que los asistentes acceden a un evento, brindando una experiencia más rápida, fluida y profesional. Elimina filas innecesarias, reduce el contacto con personal y ofrece mayor autonomía al usuario.

Beneficios para el asistente:

1. Ingreso más rápido
   Evita filas largas gracias al escaneo de QR o reconocimiento facial al instante.
2. Autonomía total
   El asistente gestiona su ingreso desde un tótem o su propio celular, sin depender de terceros.
3. Impresión automática de gafete o escarapela
   Una vez validado el ingreso, el sistema imprime su credencial sin intervención de personal.
4. Bienvenida moderna y profesional
   Muestra una imagen tecnológica del evento desde el primer contacto.

Resultado:

• Menos tiempo en filas

• Mayor satisfacción general

• Menos estrés en los puntos de acceso

• Experiencia más segura y sin contacto

La escarapela o gafete digital es una credencial electrónica que reemplaza a la escarapela o gafete impreso tradicional, y ofrece múltiples ventajas en eventos modernos, especialmente en términos de rapidez, sostenibilidad y seguridad.

Ventajas principales del gafete o escarapela digital:

1. Entrega instantánea
   El asistente recibe su gafete o escarapela digital por WhatsApp o email sin necesidad de imprimir y antes del evento.
2. Actualización en tiempo real
   Se puede modificar categoría, información o permisos sin reimprimir nada.
3. Mayor seguridad
   Cada código QR es único, personal y puede configurarse para expirar o bloquearse en caso de mal uso.
4. Ingreso sin contacto
   Se escanea desde el celular, reduciendo filas y evitando el contacto físico.
5. Sostenibilidad
   Elimina el uso de papel, plásticos y cintas. Ideal para eventos comprometidos con el medio ambiente.
6. Ideal para eventos híbridos o internacionales
   Funciona en cualquier parte del mundo, sin logística física de entrega.

Tabla comparativa:

Conclusión: El gafete digital mejora la experiencia del asistente, reduce costos logísticos y permite un control más ágil y seguro del acceso.

En los eventos modernos, no es necesario instalar una app porque las soluciones tecnológicas avanzadas funcionan directamente desde el navegador web o plataformas de mensajería como WhatsApp. Esto hace que el proceso sea mucho más rápido, accesible y amigable para todos los asistentes.

¿Por qué evitar el uso obligatorio de apps?

1. Evita fricción en el ingreso
   Descargar una app puede generar desconfianza, demoras o incluso abandono por parte de algunos usuarios.
2. Compatibilidad universal
   Las soluciones basadas en QR, WhatsApp o páginas web funcionan en cualquier dispositivo, sin importar el sistema operativo.
3. Acceso instantáneo
   El asistente recibe su gafete o escarapela digital, código QR o enlace de acceso directamente por correo o mensaje. Solo necesita abrirlo.
4. Interacción desde WhatsApp o navegador
   Confirmaciones, check-in, recordatorios y más se pueden gestionar desde herramientas que ya usa a diario.
5. Ideal para asistentes no técnicos
   Personas de todas las edades y niveles digitales pueden participar sin complicaciones.

Ventajas de una solución sin app:

• Menos pasos para el usuario

• Mayor tasa de asistencia efectiva

• Menor soporte técnico requerido

• Sin necesidad de actualizaciones o permisos especiales

Contratar una empresa especializada en manejo de datos y registro de asistentes garantiza un evento más seguro, eficiente y profesional. Este tipo de proveedor no solo ofrece tecnología, sino también experiencia en procesos críticos como la acreditación, control de acceso, cumplimiento legal y analítica en tiempo real.

Principales razones:

1. Seguridad de los datos personales
   Un proveedor experto protege la información sensible de los asistentes.
2. Procesos validados y auditables
   El registro, el check-in y el control de accesos siguen flujos claros y documentados, evitando errores humanos o pérdidas de información.
3. Automatización del proceso
   Desde el pre-registro hasta la impresión del gafete o escarapela o envío del QR, todo se gestiona de forma fluida y escalable.
4. Datos útiles en tiempo real
   Se pueden obtener métricas confiables como: asistencia por hora, flujos de ingreso, zonas más visitadas o engagement con patrocinadores.
5. Respuesta ante imprevistos
   Un equipo especializado puede resolver rápidamente problemas técnicos, cambios de último minuto o picos de ingreso masivo.
6. Integración con otras plataformas
   CRM, WhatsApp, apps del evento, pasarelas de pago o sistemas de control de acceso físicos.

¿Qué arriesgas al no hacerlo?

• Filtraciones de datos personales

• Desorganización en el ingreso

• Mala experiencia del asistente

• Falta de analítica confiable

Las filas en eventos se eliminan implementando tecnología que acelera y automatiza el proceso de registro, acreditación y acceso. El secreto está en preparar al asistente antes del evento y evitar procesos manuales en el punto de registro.

Estrategias efectivas para eliminar filas:

1. Pre-registro online
   Los asistentes completan sus datos antes del evento y reciben su gafete o escarapela digital o QR por correo o WhatsApp.
2. Auto-check-in con QR o reconocimieto facial
   En el ingreso, escanean su código o rostro en un dispositivo móvil sin necesidad de personal.
3. Impresión automatizada del gafete
   El sistema imprime el gafete o escarapela al instante, sin filas ni validaciones manuales.
4. Puntos múltiples de acreditación
   Hablilitar varias zonas al mismo tiempo, evitando cuellos de botella.
5. Flujo inteligente de asistentes
   Dashboards en tiempo real permiten redirigir flujos de personas en función del tráfico.
6. Convocatoria vía WhatsApp o email
   El sistema envía recordatorios con horarios personalizados para distribuir mejor los accesos.

Resultado:

• Ingresos 5 veces más rápidos

• Filas reducidas o eliminadas

• Mayor satisfacción del asistente

• Experiencia fluída y sin contacto

Aunque la tecnología puede eliminar la mayoría de las filas, en ciertos momentos de alto tráfico es inevitable que se formen. En esos casos, aplicar estrategias enfocadas en la comodidad, información y entretenimiento puede transformar la espera en una experiencia positiva.

Estrategias para mejorar la experiencia en fila:

1. Ambientación con música y mensajes
   Una buena selección musical, combinada con mensajes útiles o de bienvenida, mantiene al asistente informado y relajado.
2. Pantallas con contenido dinámico
   Muestra información del evento, marcas patrocinadoras, redes sociales o instrucciones para el auto-check-in.
3. Personal con tablets o WhatsApp para soporte rápido
   Si hay dudas o problemas, el staff puede ayudar desde la fila misma para evitar retrasos.
4. Entretenimiento en vivo o activaciones de marca
   Experiencias breves como juegos, trivias, sampling o realidad aumentada hacen que el tiempo pase más rápido.
5. Zonas de espera con asientos
   Lugares donde la gente se pueda sentar a esperar su turno
6. Conectividad gratuita (Wi-Fi o QR interactivos)
   Permite que el asistente revise la agenda del evento, comparta en redes o interactúe mientras espera.
7. Notificaciones en tiempo real
   Usa WhatsApp o pantallas para avisar al asistente si puede avanzar, o sugerir el mejor momento para ingresar.
8. Lugares especiales para esperar
   No pongas al asistente a hacer una fila parado. Crea espacios donde se pueda sentar y llámalos de acuerdo al órden de llegada

Resultado:

• Reducción del estrés

• Mayor percepción de organización

• Experiencia positiva incluso antes de entrar

• Oportunidad de exposición para patrocinadores

Aunque haya fila, el asistente no tiene por qué sentir que está esperando si se aplica una estrategia basada en el movimiento continuo y la experiencia dinámica. La clave está en diseñar un flujo que avance constantemente, evite la sensación de estancamiento y mantenga al asistente entretenido o informado mientras se desplaza.

Estrategias para que una fila no se sienta como tal:

1. Movimiento constante
   El cerebro interpreta que “no hay fila” si el cuerpo está en movimiento. Asegúrate de que la fila fluya sin pausas prolongadas. Incluso avances breves cada pocos segundos generan una percepción positiva.
2. Diseño de flujo en zigzag o espiral
   Distribuye la fila en formas que mantengan a los asistentes caminando, no solo parados. Esto también permite aprovechar el espacio con mejor visibilidad y orden.
3. Puntos de activación o interacción a lo largo del camino
   Coloca pantallas, señalización interactiva o actividades breves que ocupen la atención sin detener el avance.
4. Comunicación activa en el trayecto
   Usa audio, pantallas o staff para informar cuánto falta, mostrar el avance o dar indicaciones. La certeza reduce la ansiedad.
5. Cambio de foco: experiencia en lugar de espera
   Transforma la fila en una parte del evento: branding, mensajes inspiradores, trivias o gamificación liviana pueden hacer que el asistente no perciba la espera como algo negativo.

Resultado:

• El asistente se mueve constantemente, por lo que no percibe estar esperando.

• Su atención se enfoca en la experiencia, no en el tiempo.

• Se reduce la ansiedad y se mejora la percepción de organización del evento.

Medir los indicadores clave en un evento es fundamental para evaluar su impacto, tomar decisiones en tiempo real y mejorar futuras ediciones. Gracias a la tecnología, hoy es posible recopilar datos precisos y en tiempo real sobre la asistencia, el comportamiento y la interacción de los participantes.

Indicadores clave más relevantes en eventos:

1. Asistencia real vs. registrada
   Mide cuántas personas se acreditaron vs. cuántas realmente asistieron. Clave para evaluar la asistencia real.
2. Tiempos de ingreso y acreditación
   Cuánto tiempo tarda cada asistente en registrarse o ingresar. Ayuda a detectar cuellos de botella.
3. Reingresos o permanencia
   Monitorea si los asistentes vuelven a entrar, cuánto tiempo permanecen o cuándo abandonan el evento.
4. Zonas más visitadas
   Identificar áreas de mayor tráfico (stands, salones, zonas de networking).
5. Interacciones con marcas o contenido
   Cuántas personas escanearon un QR, interactuaron con una activación o respondieron encuestas en tiempo real.
6. Tasa de conversión (si aplica)
   Cuántos asistentes realizaron una acción deseada: compra, suscripción, reunión agendada, etc.
7. Nivel de satisfacción del asistente
   A través de encuestas post-evento o botones de feedback en puntos estratégicos.
8. Incidentes o alertas de seguridad
   Registro de accesos denegados, duplicaciones de gafete, movimientos sospechosos.
9. Retorno sobre inversión (ROI)
   Comparación entre la inversión del evento y los resultados tangibles (ventas, leads, branding, etc.).

Beneficios de medir KPIs en eventos:

• Mejor toma de decisiones

• Optimización de la experiencia del asistente

• Mayor valor para patrocinadores

• Transparencia y reportes profesionales

• Mejora continua para futuras ediciones

El registro de asistentes es uno de los procesos más importantes en la organización de cualquier evento, ya sea presencial, virtual o híbrido. No se trata solo de saber quién asistió, sino de garantizar control, seguridad, personalización y datos estratégicos para tomar decisiones.

Beneficios clave de tener registro en un evento:

1. Control de acceso y seguridad
   Permite validar la identidad de los asistentes y evitar ingresos no autorizados o duplicados.
2. Datos precisos para análisis
   Recopila información clave como: nombre, cargo, intereses, país de origen, etc., útil para estadísticas, segmentación y futuras convocatorias.
3. Experiencia personalizada
   Puedes enviar comunicaciones específicas antes, durante y después del evento según el perfil de cada asistente.
4. Automatización de procesos
   Con el registro, se activa el envío de confirmaciones, gafetes o escarapelas digitales, recordatorios o accesos especiales sin intervención manual.
5. Valor comercial
   Los datos recopilados son de gran valor para patrocinadores, expositores y futuras ediciones, ya que permiten medir el impacto real del evento.

¿Qué pasa si no hay registro?

• Se pierde control del aforo

• No se puede medir el éxito real

• No hay seguimiento post-evento

• Se desperdicia el valor de los datos

• La experiencia del asistente es menos personalizada

Los eventos de relacionamiento son encuentros diseñados específicamente para fortalecer las relaciones entre personas, marcas, empresas o comunidades. A diferencia de los eventos masivos o comerciales, su principal objetivo no es vender, sino construir confianza, lealtad y vínculos duraderos.

Características clave de los eventos de relacionamiento:

1. Audiencia específica y segmentada
   Suelen estar dirigidos a clientes VIP, aliados estratégicos, líderes de opinión, empleados clave o miembros de una comunidad específica.
2. Enfoque en la conversación y la experiencia
   Se privilegia la interacción cercana, la personalización y la creación de momentos memorables.
3. Ambientes íntimos y cuidados
   Espacios cuidadosamente diseñados para facilitar el networking, el diálogo o la conexión emocional con la marca.
4. Objetivo relacional, no comercial
   Aunque pueden generar oportunidades de negocio, su meta principal es fortalecer relaciones humanas y emocionales.
5. Contenido o actividades con valor agregado
   Pueden incluir charlas inspiradoras, experiencias sensoriales, dinámicas participativas o contenido exclusivo.

¿Qué tipo de organizaciones los usan?

• Marcas que quieren fidelizar a sus clientes o distribuidores

• Empresas que premian a sus equipos internos

• Instituciones que quieren generar comunidad

• Startups o tecnológicas que buscan generar confianza

¿Por qué son importantes?

• Generan conexiones genuinas

• Incrementan la lealtad del cliente o colaborador

• Posicionan a la marca como cercana y humana

• Favorecen la recordación positiva

Los software de gestión de asociaciones (también conocidos como AMS, por sus siglas en inglés: Association Management Software) son plataformas tecnológicas diseñadas para ayudar a organizaciones, cámaras, gremios y asociaciones a administrar de forma eficiente a sus miembros, actividades, eventos y comunicaciones desde un solo lugar.

¿Qué funciones ofrece un software de gestión de asociaciones?

1. Gestión de miembros
   Permite registrar, actualizar y segmentar información de asociados, como datos personales, historial de pagos, intereses o participación en actividades.
2. Cuotas y pagos
   Automatiza la gestión de membresías, facturación, pagos recurrentes y recordatorios.
3. Organización de eventos y actividades
   Facilita el registro, acreditación, control de acceso y seguimiento post-evento de actividades como congresos, asambleas, capacitaciones o reuniones.
4. Comunicaciones personalizadas
   Integra correos masivos, notificaciones y recordatorios segmentados según tipo de miembro o interés.
5. Reportes y analítica
   Genera informes sobre asistencia, participación, crecimiento de membresías, cumplimiento de pagos y más.
6. Acceso seguro y autoservicio
   Los miembros pueden  actualizar datos, pagar cuotas y registrarse a eventos sin depender de un administrador.

¿Qué beneficios aporta?

• Ahorro de tiempo y reducción de tareas manuales

• Mayor control y trazabilidad de la información

• Profesionalización de la gestión de la asociación

• Mejora en la experiencia y satisfacción del asociado

• Facilita el crecimiento y escalabilidad de la organización

Incontacto tiene presencia internacional con operación directa en los siguientes países:

• 🇨🇴 Colombia

• 🇬🇹 Guatemala

• 🇵🇪 Perú

• 🇩🇴 República Dominicana

• 🇪🇨 Ecuador

• 🇵🇦 Panamá

• 🇨🇷 Costa Rica

¿El servicio cambia según la sede?

No. El servicio es el mismo en todas nuestras sedes. Mantenemos un estándar internacional de calidad, tecnología y atención al cliente, sin importar el país donde se realice el evento. Cada proyecto cuenta con el respaldo de nuestro ecosistema tecnológico central, pero con ejecución y soporte local.

Ventajas de nuestro modelo por sede:

1. Director de sede residente en el país
   Cada país cuenta con un director local que lidera los proyectos, conoce la cultura, el idioma y las normativas del lugar.
2. Equipo técnico y operativo 100% local
   No es necesario trasladar personal desde otros países. Todo el equipo que atiende tu evento es del mismo país donde se realiza.
3. Cobro en moneda local
   Facturamos en la moneda oficial del país, evitando complicaciones con divisas o pagos internacionales.
4. Sin costos por viáticos o traslados internacionales
   Al tener personal en sitio, no hay gastos adicionales por viajes o estadías de equipos técnicos.
5. Logística más eficiente y rápida
   Al operar localmente, podemos ofrecer entregas más ágiles, atención personalizada y soluciones inmediatas.