La inscripción de un asistente en un evento es la creación de un lead de alto valor. Sin embargo, si la información de este registro permanece aislada en una base de datos del evento, su valor se pierde.

El verdadero poder de una plataforma de registro, está en su capacidad para integrarse de forma nativa y bidireccional con su sistema de gestión de relaciones con clientes (crm). Si el registro no se integra con un crm, se está creando una base de datos que queda aislada y desperdicia inteligencia de negocio.

A continuación, analizamos la importancia de la integración.

1. La base de datos aislada

La base de datos aislada, sucede cuando la información generada por el software de eventos no se transfiere al crm.

Cuando esto sucede, el equipo de ventas está perdiendo leads importantes y les toca:

• Trabajo manual: Tienen que exportar, limpiar e importar listas manualmente, lo cual es lento y propenso a errores.
• Falta de contexto: Un vendedor llama a un lead sin saber si este asistió realmente al evento, si asistió como vip o si mostró interés en un producto específico en el formulario.
• Duplicidad: se crean múltiples registros para el mismo cliente, comprometiendo la calidad de la base de datos crm.

2. El valor exponencial de la data en tiempo real

La integración crm transforma la data del registro en información de valor al instante.

¿Qué datos debe transferir el registro al crm?

Una integración efectiva va más allá del nombre y el email:

• Estado de asistencia: "registrado", "asistió", "no asistió".
• Interacción en el formulario: Respuestas a preguntas importantes para el organizador.
• Tipo de asistencia o categoría: "vip", "prensa", "asistente general".
• Fecha y hora del check-in: Información para medir la puntualidad y el engagement.

Bidireccionalidad: El flujo que potencia las ventas

La integración bidireccional significa que el crm no solo recibe datos, sino que también los envía:

• Personalización del formulario: Si un cliente ya existe en el crm, el formulario de registro puede precargar sus datos, reduciendo la fricción y mejorando la experiencia.
• Actualización de estado: Si un lead es cerrado, el crm puede notificar al software de eventos para que se inscriba en el evento automáticamente.

3. El costo de no integrar: Fricción y pérdida de leads

El costo de la no integración se mide en dinero y oportunidades perdidas.

• Oportunidades perdidas: Al tener que esperar para que un lead sea transferido manualmente, el interés del cliente se enfría, y la ventana de oportunidad se cierra.
• Métricas imprecisas: El crm no puede calcular el roi del evento de forma precisa, ya que no sabe qué porcentaje de los leads generados realmente se convirtieron en clientes.

Conclusión: El registro no es el final, es el inicio del ciclo de ventas

El software de registro es la herramienta de captura de leads más poderosa de un evento. Al integrarlo con un crm, no solo se simplifica la logística, sino que le da al equipo de ventas la inteligencia de negocio que necesita, en tiempo real, para convertir la asistencia en nuevos clientes.

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Siga aprendiendo: La integración ayuda a entender el valor del evento. vea cómo se calcula ese valor en nuestro artículo El retorno de inversión del software de registro: más allá del costo.