En el registro de asistentes, la mayoría de los organizadores se centran en los datos básicos. Pero la personalización es lo que convierte un evento masivo en una experiencia individual.

El registro no es un trámite que se debe hacer, es la herramienta de inteligencia de negocio que permite al equipo de marketing y al equipo de ventas entender exactamente quién asistirá y, más importante aún, por qué.

Porque es un problema la personalización masiva

La clave de la personalización no es tratar a cada uno de los miles de asistentes de forma individual, sino agruparlos de forma inteligente. Esto se logra con la segmentación.

• Registro no segmentado, el error: Si solo se pregunta nombre y correo, el mensaje se vuelve genérico.
• Registro segmentado: Al añadir una o dos preguntas clave, el organizador puede crear grupos y enviarles mensajes y sugerencias que son 100% relevantes.

3 niveles de personalización que nacen del registro

Nivel 1: personalización básica y logística

Esto es el mínimo: el sistema da un saludo personalizado en el check-in y el gafete/escarapela se imprime con el tipo de acceso correcto.

Nivel 2: personalización de contenido y comunicación

Aquí es donde la segmentación genera un valor real.

• Sugerencias de agenda: Si el formulario preguntó por el área de interés, los correos pre-evento deben destacar las conferencias de esa área.
• Contenido post-evento: Se envía el resumen de las charlas relevantes de su interés, no el resumen de todas las charlas.
• Recomendaciones de networking: La aplicación del evento puede usar los datos del registro para sugerirle conectar con otros asistentes con intereses similares.

Nivel 3: personalización de la experiencia en el sitio

Esto requiere de tecnología (lectura de QR o reconocimiento facial).

• Acceso a zonas: El sistema valida el tipo de entrada para permitir el acceso a salas exclusivas.
• Contenido contextual: Una pantalla cerca de un stand de un patrocinador podría mostrar un mensaje personalizado basado en la industria que el asistente indicó en su registro.

La pregunta importante

Es mejor concentrarse en una sola pregunta de intención o calificación que permita la segmentación, no muchas preguntas que en ocasiones los datos no se usan para nada.

• La pregunta incorrecta: "¿Cómo se enteró de nosotros?"
• La pregunta correcta: "¿Cuál es el principal desafío que busca resolver en este evento?".

Esta pregunta es la que utiliza el equipo de ventas para iniciar una conversación de seguimiento post-evento.

Conclusión: el registro es una herramienta de marketing

Un proceso de registro que va más allá de la lista de asistencia es una inversión en el engagement del asistente. Al entender sus intereses, el organizador puede organizar un evento que se siente hecho a la medida.

Siga aprendiendo: ¿Qué campos se deben incluir para lograr la personalización? Revise nuestro análisis en [Cómo crear un formulario de registro para eventos: 10 campos indispensables].