El formulario de registro se ve a menudo como una herramienta de costo o, en el mejor de los casos, un proceso que hay que hacer. Esto es un error estratégico.

Este proceso es, en realidad, el primer punto de conversión donde un asistente está invirtiendo su tiempo y en ocasiones realizando pagos; por lo tanto, es el lugar más potente para generar ingresos adicionales.

A continuación, se detallan las cinco estrategias principales para maximizar los ingresos desde el momento en que el asistente se inscribe en el evento.

1. Estrategia de upgrades y niveles de entrada

La forma más directa de monetizar la inscripicón al evento es ofreciendo opciones que mejoren la experiencia a diferentes precios.

• Niveles de tiquetes o entradas: Se debe segmentar la entrada en dos o tres niveles de valor (ej. Entrada General, Pase VIP, Acceso a un Taller Exclusivo).
• Venta de add-ons y complementos: Justo antes de finalizar el pago, el formulario debe ofrecer complementos de bajo costo pero alto valor, como un almuerzo o el acceso a la grabación de las conferencias.
• Códigos de descuento por segmento: La plataforma debe permitir crear y gestionar códigos de descuento específicos para grupos, lo que aumenta la conversión y la percepción de valor.

2. Monetización de la data para patrocinadores

La data que el organizador recoge en el formulario de registro es el activo más valioso para un patrocinador.

• Venta de leads calificados: Si la plataforma de registro recolecta datos relevantes, el organizador puede crear paquetes de patrocinio que incluyen la data segmentada de los asistentes.
• Segmentación del patrocinio: Un patrocinador puede pagar más por la lista de asistentes que indican un alto interés en cierto tema en su formulario o una categoría específica.
• Encuestas: El sistema puede lanzar una encuesta que puede llevar una pregunta si desea recibir información de cierto patrocinador y luego entregarle esa data.

3. Visibilidad de patrocinio

El formulario de registro y el correo de confirmación son lugares donde se puede mostrar información, lo que los convierte en espacios publicitarios premium.

• Página de agradecimiento: La página que se muestra inmediatamente después de la inscripción debe tener banners o videos de patrocinadores clave.
• Correo de confirmación: Se debe incluir estratégicamente un banner sutil y bien diseñado del patrocinador principal, dado que es el correo con mayor tasa de apertura.
• Gafete/escarapela virtual: La imagen del fondo del gafete/escarapela virtual pueden llevar el logo del patrocinador, convirtiendo éste en un activo monetizable.

4. Aplicación para recolectar leads

Permitir que los asistentes, expositores u otros actores puedan generar su propia base de datos de leads es una forma muy eficiente de monetizar.

• Generación de leads durante el evento: Ofrecer una aplicación de pago en el evento, donde las personas puedan escanear el QR en gafete/escarapela de los asistentes y construir su propia base de datos de interés, es una manera perfecta de monetizar.
• Sirve para todos los roles en el evento: Esta aplicación no solamente se le puede vender a los expositores de los stands, sino que también se puede vender incluso a los mismos asistentes para que todos tengan acceso a crear su propia base de datos.

5. Optimización de procesos para generación de ahorro logístico

Aunque el ahorro no es un ingreso directo, es una ganancia financiera directa. Una plataforma de registro moderna genera ganancias al eliminar costos.

• Eliminación de la impresión: El uso del gafete/escarapela virtual elimina impresiones y costos de papel, personal y diseño.
• Check-in rápido: El uso de tecnología eficiente como QR o reconocimiento facial minimiza la necesidad de contratar y capacitar a grandes equipos de personal para la puerta, reduciendo los costos logísticos.

Conclusión: el registro es su primera oportunidad de venta

El organizador debe dejar de ver el registro como un simple formulario y reconocerlo como una tienda en línea de alto valor.

Al invertir en una plataforma que permita múltiples niveles de entradas, gestionar complementos y ofrecer data valiosa a patrocinadores, el evento puede aumentar su rentabilidad.

Siga aprendiendo: La monetización depende de la segmentación. Vea cómo calificar los leads en el formulario de registro en nuestro artículo [Personalización: uso de los datos en tu registro].