¿Gestionar los asistentes de los expositores por Excel? Nunca más: así optimizamos la invitación y control de invitados en ferias
En la organización de una feria, uno de los puntos más delicados (y en ocasiones casi invisible) es el control de invitados por parte de los expositores.
Quien ha organizado una feria sabe que esto puede convertirse en un caos: archivos de Excel que van y vienen, registros manuales, sobrecupos en los accesos, invitaciones duplicadas… y al final, un desorden que afecta la experiencia y la seguridad del evento.
En Incontacto, desarrollamos una solución que digitaliza y simplifica este proceso, permitiendo a cada expositor gestionar directamente sus propios invitados dentro de parámetros definidos por el organizador.
¿Cómo funciona nuestra herramienta de gestión de asistentes por expositor?
Todo evento genera una serie de puntos de contacto con los asistentes.
Asignación de cupos por categoría
El organizador puede definir cuántos cupos tiene cada expositor según variables como los metros cuadrados contratados, el tipo de patrocinio, u otros criterios.
Acceso personalizado por expositor
cada marca o empresa recibe su propio administrador, desde el cual puede cargar directamente a sus invitados (clientes, aliados, prospectos, etc.). Inclusive pueden crear códigos con cupos para que sus invitados se registren directamente
Evita Exceles y correos innecesarios
Ya no hay que enviar listados por email. Todo queda centralizado, seguro y en tiempo real
Control de sobrecupos
La plataforma bloquea automáticamente registros que excedan el número asignado a cada expositor, ayudando a mantener el orden y la trazabilidad del evento.
Integración con la base de datos del evento
Todos los invitados ingresados por este sistema quedan automáticamente listos para su registro, validación y generación de escarapela o gafete, sin pasos adicionales.
¿Por qué esta herramienta es tan importante para el éxito de una feria?
Profesionaliza la gestión del expositor
Permite a las empresas manejar sus propios invitados de forma más organizada, sin depender del organizador para cada cambio.
Agiliza el trabajo del organizador
Menos correos, menos validaciones manuales, menos errores… y más tiempo para enfocarse en lo estratégico.
Mejora la experiencia del asistente
Evita filas innecesarias, correos perdidos y problemas al momento del registro.
Permite trazabilidad clara
Cada cupo, cada invitado y cada acceso queda registrado y medible.
Casos reales: ¿qué hemos logrado?
En eventos donde se ha implementado esta herramienta, se ha logrado:
Reducir en hasta un 95% el cruce de correos y archivos para validar listas de invitados.
Eliminar el sobrecupo en ferias con aforos limitados.
Aumentar la satisfacción del expositor, que siente mayor control sobre su participación.
Fortalecer la percepción de orden y profesionalismo de la feria.
Cuando digitalizamos procesos clave como la gestión de invitados por parte de expositores, mejoramos toda la experiencia ferial en su totalidad: organizadores más eficientes, expositores más empoderados y asistentes mejor atendidos.
En In Contacto, seguimos creando herramientas que hacen que las ferias sean más inteligentes, fluidas y medibles.
