El día del evento, la herramienta más importante en términos del registro es la aplicación con la cual se va a verificar y acreditar las personas (o app de check-in).

Muchos organizadores cometen el error de evaluar el software de registro solo por su formulario web, ignorando todo el conjunto de herramientas que se necesitan para el día del evento. Porque cuando hay 500 personas esperando para entrar, lo único que importa es la velocidad, la estabilidad y la capacidad de respuesta de la aplicación con la cual se va a acreditar al público.

Al evaluar proveedores de tecnología, se debe exigir mucho más que un simple lector de códigos QR. Estas son las 7 funciones técnicas innegociables que una herramienta profesional para realizar el registro de asistentes en el evento debe tener.

1. Métricas y monitoreo de aforo en tiempo real

Saber cuántas personas han entrado, ya que es una necesidad de seguridad y logística.

• El problema: Con listas de papel o sistemas simples, el organizador no conoce sobre el aforo real hasta el final del evento.
• La solución: Una herramienta profesional muestra un dashboard en vivo. El organizador puede ver desde su celularque está pasando en tiempo real. Esto permite tomar decisiones operativas al instante.

2. Sincronización de todos los puntos de registro y acceso

La comunicación entre todos los diferentes accesos es vital.

• La función: Si un asistente es acreditado en el puesto 1, si lo va a realizar en el puesto 7 el sistema le muestra que ya fue acreditado.
• Por qué es clave: Esto evita el fraude (que una persona pase su QR a otra) y asegura que las métricas de aforo sean precisas en todo momento.

3. Acreditación con alta velocidad

No todas las aplicaciones funcionan de manera inemdiata.

• La exigencia: La herramienta que se utilice el día del evento, debe acreditar las personas de una manera ágil y sin generar ningún tipo de fricción.
• Condiciones difíciles: En ocasiones cuando se trabaja con dispositivos móviles, la señal no es tan buena y puede ser lenta. Una herramienta de registro debe asegurar que aún en esas condiciones la aplicación funcione de manera ágil.

4. Búsqueda inteligente y edición rápida

No todos los asistentes llegan con su código QR listo. Algunos no lovieron, no les llegó o simplemente no se acuerdan donde está.

• La función: La herramienta debe permitir una búsqueda manual muy rápida por nombre, apellido, empresa o el campo que se defina. Inclusive autocompletar el resto del nombre o apellido, para que la persona que lo está buscando pueda encontrarlo de manera mas efectiva
• La autonomía: Debe permitir al digtador editar datos básicos en el momento.

5. Registro en sitio

Siempre habrá personas que lleguen sin registrarse. Estas personas también son muy importante y se deben tratar con la misma agilidad.

• La función: La herramienta no debe servir solo para leer, escanear o buscar, sino también para guardar nuevas personas. Debe tener un modo donde las personas puedan ser registradas o por una persona o de manera autónoma.

6. Control de acceso por sesiones o zonas

En muchos eventos, la entrada general no es el único acceso.

• La función: La herramienta debe permitir configurar puntos de control específicos.
• El caso de uso: Al escanear el asistente, la aplicación debe validar si el tipo de entrada de esa persona le permite acceder a esa zona específica.

7. Compatibilidad universal

No usar hardware especial o costoso.

• La función: La aplicación debe funcionar en cualquier dispositivo, y no debe requerir hardware propietario costoso.
• La ventaja de Incontacto: La capacidad de usar los propios smartphones, tablets o computadores, reduce drásticamente los costos de implementación.

Conclusión: la aplicación es la clave del éxito

Una aplicación de registro robusta es una garantía para el organizador. Es la diferencia entre una entrada fluida y profesional, y un ingreso llena de estrés y quejas.

Al seleccionar un proveedor, no se debe preguntar solo "¿qué datos captura el formulario?", sino "¿qué tan rápida y fiable es la validación en la puerta?". La respuesta a esa pregunta define la calidad de la tecnología.

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