Normalmente, el software de registro de eventos se percibe como un costo operativo necesario, una herramienta para gestionar inscripciones. Esta visión no contempla todo lo que se puede hacer. Una plataforma de registro moderna es una inversión que genera un retorno de inversión medible en múltiples áreas: desde la eficiencia logística hasta la generación de ingresos y el valor de los datos.

Si solo se calcula el la ganancia restando el costo de la plataforma a las entradas vendidas, se ignoran otros ingresos. El verdadero ROI de su software de registro se calcula midiendo el impacto en el tiempo, la seguridad y la inteligencia de negocio.

A continuación, le mostramos cómo calcular el verdadero ROI de su sistema de registro de asistentes.

1. Ahorro de Costos Operacionales

Este es el cálculo más directo: ¿Cuánto le ahorra la tecnología al eliminar ineficiencias y errores humanos?

• Eficiencia del personal: Una plataforma rápida reduce el tiempo de acreditación y minimiza la necesidad de contratar y capacitar mas personas.
• Reducción de materiales: La eliminación de la impresión masiva de gafetes/escarapelas, gafete virtual y reconocimiento facial elimina muchas impresiones inecesarias.
• Prevención de fraude: Un sistema seguro previene la pérdida de ingresos por suplantación de identidad o uso duplicado de entradas.

2. Generación de Ingresos

El software de registro debe ser una herramienta activa de ventas.

• Monetización de nuevas ventas: La capacidad de vender múltiples entradas y otros servicios o productos (almuerzos, talleres, merchandising) directamente en el formulario es una fuente de ingresos directos.
• Venta de leads cualificados: Poder ofrecer una aplicación de captura de leads tanto a los expositores como a los asistentes, se vuelve una manera de monetizar con los datos.
• Reducción de inasistencia: Las herramientas de comunicación automatizada (correos de confirmación y recordatorio) aumentan la tasa de asistencia, asegurando que cada entrada pagada se traduzca en presencia real.

3. Valor de la Inteligencia de Negocio

Este es el pilar más importante y a menudo el más ignorado. La plataforma debe ser una generadora de datos importantes.

• Inteligencia de marketing: Obtener métricas precisas sobre la tasa de conversión del formulario, el origen del tráfico de registro y las preguntas de calificación que mejor funcionan.
• Integración de CRM: El sistema debe poder integrarse con su CRM (Salesforce, Hubspot, etc.). El valor de un lead con datos de registro es exponencialmente mayor para su equipo de ventas.
• Mejora continua: Los datos de registro y acreditación permiten al organizador saber qué tipo de contenido y qué formato de evento funciona mejor, para toma de decisiones futuras.

Conclusión: Invertir para ganar eficiencia

El ROI de un software de registro va mucho más allá de la simple administración de listas. Se debe buscar una solución que trabaje en las tres áreas: recortando el gasto operativo, aumentando los ingresos directos por up-selling y, sobre todo, generando la inteligencia de negocio que impulsará los resultados de marketing y ventas de toda la organización.

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Siga aprendiendo: La inteligencia de negocio depende de la segmentación. Lea sobre la importancia de la información a la hora de seleccionar datos relevantes, en nuestro artículo Personalización: uso de los datos en tu registro.