Cómo ofrecer una buena experiencia al asistente incluso cuando hay filas
En eventos masivos, incluso con la mejor planeación, las filas son inevitables. Pero lo que realmente marca la diferencia no es si hay fila o no, sino cómo la percibe el asistente. Una fila bien gestionada puede convertirse en parte natural del recorrido del evento, sin afectar la satisfacción ni la percepción del mismo.
Con las estrategias correctas, puedes lograr que las personas no sientan que están esperando, sino que están avanzando y viviendo la experiencia del evento
Puntos claves a tener en cuenta
Movimiento constante: la clave de la percepción positiva
El asistente asocia “esperar” con “estar detenido”.
Por eso, mantener un flujo continuo de movimiento, aunque sea lento, genera la sensación de avance.
Cuando el asistente camina y percibe que el proceso avanza, su nivel de ansiedad y frustración disminuye considerablemente.
Con sistemas como el check-in con QR o con reconocimiento facial, las filas se mueven de manera constante, sin detener el flujo por validaciones manuales
Comunicación visible y clara
Informar al asistente sobre el proceso reduce la incertidumbre.
Mensajes en pantallas o señalización que indique al asistente que está en el lugar correcto y que no está haciendo una fila innecesaria. En muchas ocasiones, el asistente puede ingresar, pero hace fila por falta de señalización o porque ve que ahí está la gente esperando.
Incluso pequeños detalles como un saludo del staff o pantallas informativas pueden transformar la experiencia de espera
Interacción durante la fila
Convertir la espera en parte del evento es una excelente estrategia:
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Pantallas con contenido del evento o patrocinadores.
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Dinámicas o trivias interactivas.
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Espacios para tomar fotos o compartir en redes sociales.
Estas acciones no solo entretienen, sino que también incrementan el engagement del asistente con la marca del evento.
Tecnología al servicio de la fluidez
En ocasiones muchas veces no es por el alto volúmen de asistentes, sino que la tecnología con la que se está gestionando el ingreso al evento no es la indicada para la cantidad de personas. Es por eso que este es uno de los puntos mas importantes para identificar si efectivamente las filas son por cantidad de asistentes o por una mala selección del sistema de registro. Es por esto que algunos de las tecnologías que son recomendadas usar en eventos masivos son:
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Reconocimiento facial para accesos inmediatos.
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Auto-check-in desde el celular.
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Control de aforo para distribuir mejor el flujo de personas.
Estas soluciones están diseñadas para minimizar los cuellos de botella y garantizar un ingreso ágil y ordenado.
Personal preparado y cercano
El componente humano sigue siendo clave.
Un personal que guía, sonríe y mantiene el orden con empatía hace que la espera sea más llevadera y agradable.
La tecnología puede optimizar, pero la amabilidad del equipo es lo que el asistente recordará.
¿Porque Incontacto?
Las filas no siempre pueden eliminarse, pero sí se pueden transformar en una experiencia positiva y organizada.
Con soluciones como el reconocimiento facial, el auto-check-in y la comunicación inteligente de Incontacto, cada segundo de espera puede sentirse como parte natural de la experiencia.
