Organizar un congreso o taller exitoso va mucho más allá de elegir una sede o confirmar ponentes. Una de las claves del éxito está en asignar los recursos adecuados, en el momento preciso, y para el público correcto.
Esto se conoce como dimensionamiento de recursos, y gracias a la tecnología y los datos, hoy es posible.

¿Qué es el dimensionamiento?

Se trata del proceso de planificar y distribuir los recursos (humanos, físicos o tecnológicos) con base en información analítica y comportamientos históricos o en tiempo real.
En eventos, implica prever:

• Cuántas personas asistirán a cada sala o taller
• Cuántos puntos de registro se necesitan
• Qué cantidad de materiales físicos imprimir
• Cuántos alimentos o kits deben entregarse

¿Cómo la tecnología mejora esta tarea?

Monitorear inscripciones en tiempo real

Previo al evento, monitorear las inscripciones dan un valor estimado de la cantidad de personal logístico, materiales y demás que se va a necesitar.

Hacer simulaciones logísticas

Simular o realizar visitas técnicas con las empresas que interactúan en el evento para revisar todos los puntos importantes del evento

Retos típicos en la asignación de recursos

Filas por falta de personal en acreditación

Beneficios concretos del enfoque inteligente

Sostenibilidad, Menos desperdicio

Cómo Incontacto ayuda en el dimensionamiento de los recursos en los eventos

En Incontacto, utilizamos herramientas que integran:

• Análisis de datos históricos
• Inscripción dinámica a talleres desde formularios personalizados con cupos
• Paneles de control para revisión de salones en tiempo real
• Controles de acceso con control de aforos
• Dashboard en tiempo real con inscripciones para ver estado de las inscripciones
• Formularios condicionados por diferentes categorías
• Formularios con cupos para evitar sobredimensionamientos
• Formularios con código para inscripciones

Todo esto con el respaldo de nuestra experiencia en más de 4.000 eventos híbridos y presenciales, en distintos sectores e industrias.