El formulario de registro en eventos es un punto muy importante de toda la estrategia. Es la materialización entre un interesado y un asistente confirmado, pero cada campo que se añade, cada pregunta que se formula, actúa como una pequeña barrera en esa materialización.

Como organizadores, a menudo se quiere saber todo: el cargo, la industria, el presupuesto, cómo nos conocieron. Pero los asistentes quieren lo opuesto: registrarse en menos de 30 segundos.

El equilibrio entre obtener la inteligencia de negocio necesaria y ofrecer una experiencia de usuario sin fricción es todo un desafío. Hacerlo mal resulta en formularios abandonados y una base de datos pobre. Hacerlo bien es el primer paso para un evento exitoso.

No se trata solo de qué preguntas se hacen, sino de por qué se hacen. Aquí presentamos los 10 campos indispensables, agrupados por su objetivo estratégico.

El principio mas importante: menos es más (pero con una estrategia clara)

Antes de la lista, es importante entender esto: cada campo que no es esencial debe ser eliminado. La tasa de abandono de formularios aumenta exponencialmente con cada nuevo campo.

El objetivo no es recolectar datos; es recolectar los datos correctos. Este no es el momento para una encuesta de mercado, es el momento de una conversión rápida. Es útil dividir los 10 campos indispensables en cuatro misiones críticas.

Los 10 campos indispensables agrupados por objetivo

Grupo 1: los innegociables (identidad y contacto)

Estos son los campos sin los cuales no hay registro. Son el mínimo absoluto para identificar a una persona y poder comunicarse con ella.

• 1. Nombre: Es básico para la personalización. Un gafete/escarapelaque dice "Carlos" es mucho mejor que uno que dice "Asistente 1".
• 2. Apellido: Fundamental para la segmentación y la comunicación formal en entornos corporativos.
• 3. Correo electrónico (el campo más importante): Este es el identificador único. Es el canal principal para enviar la confirmación, el código QR, los recordatorios y las encuestas post-evento.

Grupo 2: los datos de negocio (calificación del lead)

Si el evento tiene un objetivo de negocio (B2B), es necesario saber quién es profesionalmente el asistente.

• 4. Empresa: Ofrece contexto inmediato. Permite identificar personas claves, agrupar asistentes de una misma compañía o analizar qué industrias se están inscribiendo al evento.
• 5. Cargo: Es el gran calificador. Saber si el asistente es un "Analista", un "Gerente" o un "Director" cambia completamente la forma en que el equipo de ventas y las personas de registro debe priorizarlo.
• 6. Teléfono / celular (con prefijo de país): En eventos de alto valor (como cumbres o ruedas de negocio), el correo no es suficiente. El teléfono es vital para recordatorios por mensajes de texto o WhatsApp. Sobre todo teniendo en cuenta que algunos correo corporativos no dejan ingresar email que ellos mismos no los tengan certificados.

Grupo 3: los datos logísticos (la operación del evento)

Estos campos ayudan a planificar los recursos y a gestionar la experiencia en el sitio.

• 7. Tipo de entrada : ¿Es VIP, General, Prensa o Ponente? Este campo define qué puede hacer, dónde puede entrar y qué tipo de gafete/escarapela recibirá. En ocasiones este campo no es necesario que sea diligenciado por el asistente, pero si es importante contar con él.
• 8. Requerimientos especiales: Aquí se agrupa la logística humana (requerimientos alimenticios, asistencia de accesibilidad, etc.).

Grupo 4: los datos de inteligencia (segmentación y legal)

Estos son los campos que permiten ser relevante y cumplir con la ley.

• 9. Una pregunta clave de segmentación: Este es el "campo importante". En lugar de preguntar "¿Cómo se enteró?", es mejor hacer una pregunta que permita personalizar el contenido (ej. "¿En qué productos está más interesado?").
• 10. Aceptación de políticas (Habeas Data): Legalmente, este es el campo más indispensable de todos. Debe ser un "checkbox" que el usuario deba marcar activamente.

¿Qué campos se deberían evitar en el primer registro?

Tan importante como saber qué preguntar, es saber qué no preguntar en el formulario inicial:

• Dirección física: ¿Realmente se va a enviar algo? Si no, este campo genera una fricción enorme.
• "Repetir correo" o "Repetir contraseña": Es mejor confiar en la tecnología de validación que tienen los formularios modernos.
• "¿Cómo se enteró de nosotros?": Mata la conversión. Es mejor guardar esta pregunta para la encuesta de satisfacción post-evento.
• Campos demográficos sensibles: A menos que sea un evento donde se necesite estrictamente por alguna razón y se vayan a usar, se debe evitar preguntar por edad o género.

Conclusión: el formulario no es un obstáculo, es una bienvenida

Un formulario de registro de asistentes de 10 campos estratégicos se siente rápido, profesional y respetuoso del tiempo del usuario. Demuestra que la organización hace las cosas simples para el asistente.

Es importante recordar que el objetivo no es acumular datos, sino iniciar una relación.

Siga aprendiendo: Este artículo es parte de nuestro pilar de contenido. Para una visión 360° de todo el proceso, lea nuestra [La guía definitiva del registro de asistentes para eventos exitosos]