Colombiamoda es más que un evento; es el epicentro de la industria de la moda en Latinoamérica. Con miles de asistentes, diseñadores, compradores y prensa convergiendo en un mismo lugar, el registro y acceso no es solo un reto: es una operación de alta precisión.

El mayor enemigo de una experiencia de un evento de esta magnitud es la fila. Un "cuello de botella" en la entrada puede generar frustración, retrasar conferencias clave, generar malestar en los expositores y dañar la reputación del evento.

Para la edición 2025, el desafío era claro: ¿cómo procesar la entrada de más de 5.000 asistentes en la hora pico de la mañana (menos de 40 minutos) sin sacrificar la seguridad ni la experiencia?

Incontacto, como partner tecnológico del evento, implementó una estrategia de tres pilares que no solo cumplió el objetivo, sino que redefinió la agilidad en el registro en eventos de gran escala.

El desafío: el 'cuello de botella' en la entrada

En un evento de la talla de Colombiamoda, el flujo de asistentes aunque es constante, tiene momentos que es una ola; sobre todo en horas de la mañana cuando abre la feria. Cientos de personas llegan simultáneamente 30 minutos antes de la apertura.

Un proceso de check-in tradicional (buscar en una lista, imprimir un gafete/escarapela, verificar identidad) puede demorar, en promedio, 60 segundos por persona. Para 5.000 personas, esto representaría un caos total y filas de horas.

La solución: una estrategia de tres pilares

Se diseñó un ecosistema de registro enfocado en la "validación" en lugar del "registro" en sitio.

Pilar 1: el pre-registro masivo

La primera victoria se obtuvo semanas antes del evento. Se implementó una campaña de comunicación intensiva para que la gran mayoría de los asistentes completara su registro de asistentes de forma online, tanto el asistente como los invitados y sugeridos por parte de los expositores. Con esto se aseguró los datos precisos

Pilar 2: la escarapela o gafete virtual

El segundo paso fue eliminar la dependencia del papel. Una vez pre-registrado, cada asistente recibía un Whatsapp con un gafete/escarapela virtual con un código QR único. Este gafete/escarapela virtual eliminó la necesidad de mucha cantidad puestos de impresión y transfirió la responsabilidad al teléfono móvil.

Pilar 3: el reconocimiento facial como ingreso de alta velocidad

Para los asistentes que voluntariamente aceptaron, se habilitó el registro por reconocimiento facial. Durante el pre-registro, los asistentes podían subir una foto tipo selfie. El sistema de Incontacto analizaba los rasgos biométricos y los asociaba a su perfil, generando un código alfanumérico de la misma, garantizando así la seguridad.

Al llegar al evento, se habilitaron ingresos especiales "sin contacto". Los asistentes simplemente caminaban frente a las puntos de validación. La cámara identificaba su rostro en menos de un segundo. El flujo de personas era constante, ágil y sin fricción.

Vea la agilidad del reconocimiento facial en acción

El siguiente video muestra cómo los asistentes de Colombiamoda 2025 ingresaron al evento utilizando los accesos de reconocimiento facial de Incontacto, eliminando por completo las filas.

Los resultados: más allá de la velocidad, seguridad máxima

La métrica principal fue un éxito rotundo: se validó el ingreso de más de 5.000 asistentes en menos de 40 minutos, logrando un flujo de entrada constante y sin congestiones.

Pero los beneficios fueron más que eso:

• Satisfacción del asistente: La experiencia de entrada fue moderna, tecnológica y sin estrés.
• Reducción de costos: Se eliminaron miles de impresiones de gafetes/escarapelas físicos.
• Seguridad: El reconocimiento facial garantiza que la persona que entra es realmente quien dice ser. Al finalizar el evento, el sistema había procesado y reconocido más de 120.000 caras, protegiendo a los asistentes.

Conclusión: el check-in como una experiencia, no un trámite

Colombiamoda 2025 demostró que el registro en eventos de gran escala no tiene por qué ser un problema logístico. Cuando se combina una estrategia de pre-registro sólida con tecnología de punta como el gafete/escarapela virtual y el reconocimiento facial, la entrada se transforma.

Siga aprendiendo: Este caso de éxito es una aplicación real de los principios descritos en nuestra guía central. Lea más en [La guía definitiva del registro de asistentes para eventos exitosos]