POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO HBB S.A.S.

¿Quiénes somos y qué establece nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales?

Somos Grupo HBB S.A.S. (en adelante Incontacto) y reconocemos la importancia de la privacidad y la seguridad de los datos personales de quienes confían en nosotros. Nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos y prácticas que adoptamos para cumplir con la normativa colombiana en materia de protección de datos, en particular la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones aplicables.

Esta política busca garantizar que el manejo de los datos personales se realice de manera adecuada, transparente y segura, respetando los derechos de los titulares sobre sus datos.

Invitamos a todos los interesados a leer atentamente este documento, para conocer el alcance, los derechos de los titulares y los mecanismos que hemos implementado para la gestión de sus datos personales.

Definiciones clave para el entendimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Autorización: La autorización expresa e informada, sus datos personales de manera previa al tratamiento de tus datos personales, es una obligación legal de todos los responsables del mismo.

Base de datos: Es un conjunto organizado de información personal, estructurada y desestructurada. Física y digital, que será utilizado para las finalidades enunciados y autorizadas por los titulares de la información.

Dato personal: Es toda la información vinculada a una o varias personas en particular, que las individualiza. Lo cual, permite saber de quién se trata o a quién se hace referencia. Se clasifican en:

Dato público
Dato privado
Dato semiprivado
Dato sensible

Dato privado: Es la información que no es de interés público, que es de interés solamente del titular del dato.

Dato público: Son datos que facilitan el contacto con la sociedad. Pueden circular de manera libre, sin que medie la autorización del titular para hacer uso de ellos o consultarlos.

Dato semiprivado: El conocimiento de esta información puede ser de interés de terceros o grupos específicos de personas,

Dato sensible: Información que toca aspectos muy personales y privados del Titular. Esto incluye datos que, si se usan incorrectamente, podrían llevar a la discriminación de la persona, como la orientación política.

Encargado del tratamiento: Es la persona o empresa que Incontacto designa o autoriza para manejar datos personales en su nombre. Incontacto, o quien este autorice, actúa siguiendo las instrucciones de quien es responsable de esos datos y se encarga de administrarlos de forma segura y adecuada.

Responsable del tratamiento: Cualquier persona (ya sea un individuo, una empresa, una entidad pública o privada) que, sola o junto con otros, tome decisiones sobre cómo se recopilan, usan o manejan datos personales. Este papel en ocasiones puede estar desempeñado por Incontacto.

Titular: Es una persona como tú, cuyos datos personales, es decir, la información sobre sí mismo, son administrados y protegidos por

Tratamiento de datos: Se refiere a cualquier acción o grupo de acciones que involucra datos personales, como recolectar, guardar, utilizar, compartir o eliminar dicha información. En otras palabras, se trata de todo lo que hacemos con la información personal de una persona, desde el momento en que la obtenemos hasta cómo la manejamos.

¿Quién es el responsable y encargado del tratamiento de mis datos personales?

Incontacto puede actuar como Responsable o Encargado del tratamiento de sus datos personales y, en cumplimiento del principio de transparencia, compartimos a continuación nuestra información de identificación y contacto:

Grupo HBB S.A.S.

900714458 – 9

Cl. 30 A N°. 65 CC – 1, Belén – Medellín, Antioquia, Colombia.

hablemos@in-contacto.com – (+57) 3007381308

Cuando Incontacto administre bases de datos en nombre de un Responsable del Tratamiento, los datos de contacto disponibles serán los mismos. En estos casos, Incontacto informará a los titulares que está actuando en dicha calidad e informará quien funge como Responsable de los mismos.

¿Qué tipo de tratamiento realiza Incontacto sobre los datos personales?

En Incontacto podremos realizar el tratamiento de datos de forma manual, pero principalmente automatizada mediante herramientas informáticas, en la cual emplea las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El tratamiento que realizaremos sobre sus datos personales corresponde a:

La recolección de datos personales se realiza a través de medios físicos, digitales y análogos, previa autorización del Titular, con el fin de cumplir con las finalidades establecidas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales.
Incontacto podrá conservar los datos personales en bases de datos digitales alojadas en infraestructura en la nube, adoptando medidas técnicas como cifrado en tránsito mediante protocolo SSL, almacenamiento en contenedores privados y controles de acceso restringido y se conservan exclusivamente durante la vigencia operativa del evento para el cual fueron recolectados.
Usaremos los datos personales recolectados de acuerdo con las finalidades establecidas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales y aquellas previamente informadas al Titular mediante avisos de privacidad y autorizaciones expresas, para que esté informado sobre el uso de su información.
La circulación de los datos está restringida, conforme a los usos y finalidades previamente definidos en esta política y en las autorizaciones extendidas por el titular del dato personal.
La supresión de la información personal se realiza una vez ha cumplido el ciclo para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, siempre y cuando la ley lo autorice.

¿Incontacto hace uso de inteligencia artificial (IA) en el tratamiento de mis datos personales?

Incontacto informa que, para la prestación y optimización de sus servicios tecnológicos, podrá implementar herramientas de automatización e inteligencia artificial orientadas a mejorar procesos de análisis, las cuales eventualmente podrán involucrar el tratamiento de datos personales.

En todo caso, el uso de dichas tecnologías se realizará bajo criterios de privacidad diferencial y técnicas de minimización de datos, entendidas como medidas dirigidas a realizar análisis o procesos tecnológicos reduciendo la posibilidad de identificación directa de los titulares de la información.

El tratamiento de datos personales mediante herramientas de inteligencia artificial observará, entre otros, los siguientes criterios: (a) Idoneidad: el tratamiento deberá ser apto para cumplir la finalidad legítima previamente definida; (b) Necesidad: el tratamiento únicamente se realizará cuando no exista una medida menos invasiva para la protección de los datos personales y que resulte igualmente eficaz para alcanzar la finalidad perseguida; (c) Razonabilidad: el tratamiento deberá responder a finalidades legítimas, constitucionales y compatibles con los derechos de los titulares y, (d) Proporcionalidad: los beneficios derivados del uso de estas tecnologías no podrán superar de manera injustificada los riesgos o afectaciones al derecho fundamental de habeas data y protección de datos personales.

En ningún caso Incontacto utilizará herramientas de inteligencia artificial para adoptar decisiones automatizadas sobre los titulares, ni para realizar perfilamiento masivo o explotación comercial no autorizada de datos personales.

¿Cómo obtiene Incontacto la autorización para el tratamiento de datos personales?

En cumplimiento de los principios y obligaciones relacionados con el tratamiento de datos personales basado en el consentimiento previo, expreso e informado, Incontacto ha estructurado sus procesos de recolección de datos personales diferenciando claramente los escenarios en los que actúa como Encargado del tratamiento y aquellos en los que actúa directamente como Responsable.

Cuando Incontacto actúa como Encargado del tratamiento, la autorización podrá ser obtenida por Incontacto en representación del organizador del evento, quien ostenta la calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales y quien define las finalidades de recolección, uso y tratamiento. En estos casos, Incontacto realiza el tratamiento de la información exclusivamente bajo las instrucciones impartidas por el responsable, en el marco de acuerdos contractuales y cláusulas de protección de datos personales que regulan el alcance del encargo.

Por su parte, cuando Incontacto actúa como responsable del Tratamiento, la autorización es obtenida directamente mediante manifestaciones escritas y digitales (vg. aceptación de formularios de inscripción digitales, checkbox de autorización, firmas electrónicas o análogas), orales (vg. solicitudes realizadas a través de líneas de atención o soporte para eventos) o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente el consentimiento del titular (vg. registro voluntario en plataformas de eventos, cargue de información para acreditación, validación de ingreso mediante herramientas tecnológicas de acceso o participación activa en procesos de inscripción y acreditación de eventos).

En ambos escenarios, estos procedimientos asegurarán que el consentimiento sea claro y verificable, informando al titular sobre los datos que se recolectarán y las finalidades específicas del tratamiento.

¿Debo autorizar el tratamiento de datos sensibles para acceder a los servicios de Incontacto?

En el marco de la prestación de servicios tecnológicos para la gestión y operación de eventos, Incontacto podrá realizar tratamiento de datos relacionados con (i) la imagen de los asistentes y, eventualmente, de (ii) datos de niños, niñas y adolescentes.

Informamos que, para el tratamiento de datos sensibles, usted como titular NO está obligado a autorizar dicho tratamiento.

Tratamiento de imágenes para validación de acceso

Respecto de la imagen de los asistentes, Incontacto aclara que esta es utilizada únicamente para la generación temporal de un token o patrón matemático de validación como mecanismo tecnológico de autenticación y control de acceso a eventos.

En ningún caso la imagen constituye directamente un criterio de acceso, ni se almacenan, conservan o custodian bases de datos biométricas o repositorios de identificación biométrica permanente. Asimismo, si el titular decide no autorizar dicho tratamiento, Incontacto o el tercero Responsable del evento pondrán a disposición mecanismos alternativos para el acceso a los servicios o al evento correspondiente.

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Incontacto informa que los niños, niñas y adolescentes podrán ser usuarios de los productos y servicios ofrecidos, siempre que actúen debidamente representados por sus padres, representantes legales o por quienes ejerzan la patria potestad.

En todo caso, Incontacto velará por el uso adecuado de los datos personales de menores de edad, garantizando el respeto de su interés superior y de sus derechos fundamentales. El tratamiento de dichos datos únicamente se realizará cuando exista autorización previa, expresa e informada de sus representantes legales y siempre que dicho tratamiento responda y respete el interés superior del niño, niña o adolescente.

¿En qué casos Incontacto no necesita autorización para el tratamiento de datos personales?

De conformidad con la Ley Estatutaria 1581, la autorización no será necesaria respecto de los siguientes datos personales o de los siguientes casos:

Datos personales de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de datos personales para fines históricos, estadísticos o científicos, en los cuales no se vincule la información a una persona específica o en los cuales se anonimicen los datos personales.
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

¿Con que propósito trata Incontacto los datos personales?

Esta Política está dirigida y será aplicable a los titulares de los datos personales que se enuncian en la presente sección (vg. clientes; colaboradores; proveedores y administradores sociales).

La naturaleza y alcance de los datos tratados dependerán de las finalidades definidas por el tercero responsable del evento y de los servicios específicamente contratados por este, actuando Incontacto, en dichos casos, como Encargado del tratamiento de datos personales bajo las instrucciones impartidas por el respectivo Responsable.

Tratamiento de datos personales de clientes de Incontacto:

El tratamiento de los datos personales de clientes, organizadores de eventos, aliados y terceros responsables tiene como finalidad gestionar la relación comercial y contractual con Incontacto, incluyendo la prestación de servicios tecnológicos para la gestión y operación de eventos, procesos de acreditación, autenticación, soporte técnico, facturación, atención de solicitudes, gestión administrativa y cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

Asimismo, Incontacto podrá mantener contacto con sus clientes para el envío de información relacionada con sus servicios, actualizaciones tecnológicas, acompañamiento comercial y actividades asociadas a la relación contractual existente.

Tratamiento de datos personales de asistentes y usuarios de eventos:

En los casos en los que Incontacto actúe como encargado del tratamiento por cuenta de terceros organizadores o responsables de eventos, el tratamiento de los datos personales de asistentes, invitados, usuarios o participantes tendrá como finalidad ejecutar los procesos de registro, acreditación, autenticación, control de acceso, soporte operativo y demás actividades necesarias para la adecuada gestión del evento.

En dichos casos, las finalidades y el alcance del tratamiento serán definidos por el respectivo responsable del evento, actuando Incontacto únicamente bajo las instrucciones impartidas por este y conforme a los acuerdos de tratamiento de datos personales aplicables.

Tratamiento de datos personales de proveedores:

Los datos personales de proveedores y contratistas serán tratados con la finalidad de gestionar procesos de selección, vinculación, contratación y ejecución de los servicios o bienes requeridos para la operación de Incontacto y la prestación de sus servicios tecnológicos.

Asimismo, la información podrá ser utilizada para la gestión administrativa, contable, financiera y tributaria, procesamiento de pagos, validación de información comercial, cumplimiento de obligaciones contractuales y legales, atención de requerimientos, gestión documental y control de riesgos asociados a las relaciones comerciales.

Tratamiento de datos personales de colaboradores:

Los datos personales de colaboradores, empleados, practicantes y prestadores de servicios serán tratados para administrar la relación laboral o contractual con Incontacto, incluyendo procesos de selección, vinculación, ejecución contractual, afiliaciones al sistema de seguridad social, pago de honorarios o nómina, gestión administrativa, control de acceso a plataformas, herramientas tecnológicas e instalaciones, así como el cumplimiento de obligaciones legales, laborales, contables y de seguridad de la información.

Igualmente, la información podrá ser utilizada para actividades de capacitación, bienestar, soporte operativo, gestión de credenciales y atención de requerimientos internos relacionados con el desarrollo de sus funciones o actividades contratadas.

Tratamiento de datos personales de administradores sociales:

Los datos personales de accionistas, representantes legales y administradores sociales en general serán tratados para la gestión de la relación societaria y corporativa de Incontacto, el cumplimiento de obligaciones legales, comerciales, contables y tributarias, así como para la realización de convocatorias, reuniones, registros societarios, atención de requerimientos de autoridades competentes y demás actuaciones relacionadas con la administración y operación de la sociedad.

¿Qué medidas de control de acceso emplea Incontacto para las bases de datos en calidad de responsable y de encargado?

Las bases de datos se encuentran almacenadas en un servidor externo (VPS), el cual se encuentra administrado por la empresa Dirección de TI de Incontacto.

Para acceder a este servidor solamente se puede hacer con un super administrador, el cual debe pasar dos filtros de seguridad. Además de esto, el servidor cuenta con un firewall que cumple la función de bloquear el acceso de personas no autorizadas. Por último, el servidor cuenta con un certificado de seguridad (SSL) el cual encripta la información que sale e ingresa al mismo.

Respecto a las bases de datos que se encuentran disponibles para ser descargadas desde los administradores de los formularios, éstas solamente pueden ser descargadas por la persona encargada de liderar el proceso de parte de Incontacto y por el contacto del cliente.

Para garantizar que el procedimiento se efectúe de esta manera, los ingresos a los administradores de los formularios solicitan un usuario y contraseña, el cual tiene únicamente el líder del proceso y el cliente.

Respecto a las bases de datos correspondientes al registro en los eventos, éstas son almacenadas en la nube en una ubicación a la cual solamente tienen acceso las personas encargadas de operar los eventos y en los casos excepcionales en los cuales ocurre el almacenamiento (a solicitud del Responsable o del Titular), permanecen por un periodo máximo de noventa (90) días.

¿Qué derechos y deberes tienen los dueños de sus datos personales?

Garantizamos el ejercicio de los siguientes derechos a los titulares de los datos tratados por nosotros en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales:

Usted tiene el derecho a conocer qué datos personales tenemos sobre usted y a corregirlos si están incorrectos. Por ejemplo, si en nuestros registros figura una dirección de correo electrónico antigua, puede solicitarnos que la actualicemos con su dirección actual.
Tiene derecho a conocer, previa solicitud, el uso y tratamiento que nuestra organización ha dado a sus datos personales.
Si en algún momento otorgó su autorización para el uso de sus datos, puede pedirnos evidencia de dicha autorización. Además, en caso de decidir que ya no desea que conservemos sus datos personales, tiene el derecho de solicitar su eliminación.
En cualquier momento, usted puede revocar la autorización previamente otorgada. Por ejemplo, si anteriormente autorizó el uso de su información para fines de marketing, puede revocar dicho permiso para dejar de recibir comunicaciones relacionadas con nuestros servicios, eventos y promociones.
Puede acceder a sus datos personales sin costo alguno. Si desea conocer qué información tenemos sobre usted, puede solicitar una copia de sus datos a través de nuestros canales de contacto sin costo alguno para usted.
Por último, si considera que sus derechos de protección de datos no están siendo respetados, tiene el derecho de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad responsable de supervisar el tratamiento de datos personales en Colombia.
Es responsabilidad del Titular informar cualquier cambio en sus datos personales para que estos se mantengan actualizados, asegurando así su calidad y exactitud.

¡Atención! Está siendo monitoreado por Circuito Cerrado de Televisión (CCTV)

Incontacto cuenta con un sistema de videovigilancia por circuito cerrado de televisión (CCTV) que permite la recolección temporal de imágenes de los espacios internos de la empresa y de los Titulares de los datos personales. Las finalidades de este tratamiento son (1) monitorear y proteger las instalaciones, el personal, los visitantes y los bienes del establecimiento; (2) verificar el acceso autorizado a las diferentes áreas y asegurar el cumplimiento de las normas internas de seguridad; (3) apoyar en procesos disciplinarios e investigaciones en caso de incidentes, conflictos o irregularidades; (4) facilitar la colaboración con las autoridades en la investigación y esclarecimiento de posibles delitos; y (5) atender requerimientos de las autoridades judiciales o administrativas cuando sea necesario.

Incontacto informará a los titulares de datos personales sobre el monitoreo que se realiza y, en cumplimiento de la normativa aplicable. Las grabaciones de videovigilancia se almacenan temporalmente en un servidor con carácter reservado y solo pueden ser accedidas por colaboradores autorizados y/o por solicitud de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones. Las imágenes registradas se eliminan de manera irrecuperable tres (3) meses después de su captura.

Podemos compartir datos personales con terceros ajenos a Incontacto

Antes de llevar a cabo cualquier transmisión o transferencia internacional de datos, Incontacto se compromete a verificar que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos. Incontacto revisará si el país ha sido incluido en la lista de países con niveles de protección adecuados o analizará la normativa vigente en dicho país para asegurar que se cuenten con las garantías necesarias para proteger la información.

Asimismo, cuando Incontacto deba transmitir datos personales a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera de Colombia, se asegurará de formalizar dicha transmisión a través de contratos o cláusulas contractuales que incluyan:

Los alcances del tratamiento de los datos personales.
Las actividades que el encargado realizará en nombre de Incontacto.
Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto al titular de los datos y a Incontacto.
El compromiso del encargado de cumplir con las obligaciones del responsable, observando esta política y la normativa colombiana.
La obligación del encargado de tratar los datos conforme a la finalidad autorizada y de acuerdo con los principios establecidos por la ley.
El deber del encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como mantener la confidencialidad respecto al tratamiento de los datos transmitidos.

¿Cómo puede comunicarse con Incontacto para hacer valer sus derechos?

Para Incontacto es muy importante que usted pueda presentar sus solicitudes consultas y reclamaciones de manera oportuna. Puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus datos; o suprimir y/ revocar la autorización, dirigiendo su comunicación a los siguientes canales de contacto:

Área encargada: Dirección y Gerencia General de Incontacto

Grupo HBB S.A.S.

Correo electrónico: hablemos@in-contacto.com
Número de contacto: (+57) 3007381308

Al enviar su solicitud a este correo, autoriza a Incontacto para dar respuesta por ese mismo medio, salvo que nos indique otro medio de comunicación.

¿Quiénes pueden reclamar, actualizar o eliminar sus datos personales?

Sus derechos pueden ser ejercidos por (1) el titular de los datos personales, (2) los causahabientes de los titulares quienes deberán acreditar dicha calidad, (3) por el representante legal o apoderado del titular de la información, quien deberá acreditar dicha calidad y/o (4) por quienes ejerzan la representación legal del niños, niña y adolescente, quienes deberán acreditar dicha calidad.

¿Cómo puede saber qué información tiene Incontacto sobre usted?

Una vez recibida, la consulta se atenderá en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta a través de los canales de contacto enunciados.

Cuando no se pueda atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

¿Qué hacer si desea corregir, actualizar o eliminar sus datos en Incontacto?

El reclamo debe presentarse de forma escrita y acompañarse con sus datos de identificación como Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que se quiera hacer valer.

Atenderemos el reclamo en los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no se pueda atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si solicita la supresión de sus datos personales, Incontacto procederá siempre que no exista una relación contractual vigente que requiera el tratamiento de sus datos, o una obligación legal que nos impida eliminarlos.

¿Incontacto puede cambiar las reglas del juego en su política de datos?

Es posible que sea necesario actualizar esta Política en el futuro para adecuarla a nuevos requerimientos legales, cambios jurisprudenciales, o a la implementación de mejores prácticas en la protección de datos personales.

En caso de que realicemos modificaciones a esta Política, se le informará de manera oportuna mediante la publicación en www.in-contacto.com

¿Cuánto tiempo guarda Incontacto sus datos antes de decirles adiós?

En los casos relacionados con procesos de acreditación y autenticación para eventos, la información utilizada para validaciones tecnológicas será tratada durante el tiempo estrictamente necesario para la operación y ejecución del evento, salvo que exista una obligación legal o instrucción expresa del responsable que justifique un periodo adicional de conservación.

Para las demás finalidades, los Datos Personales que reposen en nuestras Bases de Datos serán conservados durante diez (10) años y mientras persistan las finalidades que justificaron el tratamiento. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederemos a realizar la supresión de los datos personales en nuestra posesión.

Fecha de publicación: 1 de julio de 2026