Cómo transformar la espera en fila en una experiencia positiva en eventos
Aunque la tecnología moderna puede eliminar la mayoría de las filas en eventos, hay momentos de alto tráfico donde son inevitables. Entradas simultáneas, controles de seguridad o flujos de acceso masivos pueden generar cuellos de botella. Sin embargo, eso no significa que la experiencia tenga que ser negativa.
Con algunas estrategias simples pero efectivas, puedes convertir la espera en fila en una oportunidad para informar, entretener y conectar con tus asistentes.
Estrategias para mejorar la experiencia en fila
Aquí te compartimos un conjunto de acciones que transforman la espera en parte del evento.
Ambientación con música y mensajes
Una buena selección musical reduce la percepción del tiempo. Al combinarla con una locución estratégica (mensajes de bienvenida, consejos, instrucciones útiles), mantienes a los asistentes informados, relajados y conectados con la experiencia del evento desde el primer minuto.
Tip: usa frases como “¡Bienvenidos! Recuerda tener tu código QR a la mano para un ingreso más rápido”.
Pantallas con contenido dinámico
Instalar pantallas en las zonas de fila permite mostrar:
-
Información relevante del evento
-
Marcas patrocinadoras
-
Agenda del día
-
Instrucciones para auto-check-in
-
Redes sociales del evento en vivo
Esto no solo distrae al usuario, también aumenta la visibilidad de marcas y reduce la ansiedad por lo que viene.
Staff con tablets o WhatsApp para soporte rápido
Tener personal disponible para resolver dudas o gestionar problemas desde la fila mejora notablemente el flujo.
Ya sea con tablets o mediante un canal de WhatsApp activo, esto evita que el asistente tenga que llegar al punto de ingreso con problemas no resueltos.
Activaciones de marca o entretenimiento en vivo
Mientras más largo el evento o más grande la audiencia, más importante es mantener entretenido al público durante la espera.
Algunas ideas efectivas:
-
Juegos rápidos o trivias interactivas
-
Sampling de productos
-
Realidad aumentada o experiencias fotográficas
-
Dinámicas con premios inmediatos
Esto transforma la fila en una oportunidad de marketing experiencial.
Zonas de espera cómodas
Generar espacios donde las personas puedan esperar a ser llamadas o lugares donde puedan estar sentados y disfrutar de catering. Esto ayuda a que los asistentes no sientan que están parados en una fila que en ocasiones no se mueve, sino que están en un espacio cómodo donde pueden realizar otras actividades mientras son registrados.
Tip: En ocasiones estos lugares dan espacio a generar muy buenos networking
Conectividad gratuita e interacción digital
Ofrecer Wi-Fi abierto o códigos QR interactivos en zonas de espera permite:
-
Consultar la agenda del evento
-
Conectarse con otros asistentes
-
Publicar en redes con hashtags oficiales
- Ver recomendaciones o promociones
Tip: Gamifica la espera, recompensa con premios a quienes escaneen códigos o participen en actividades online.
Notificaciones en tiempo real
Usa herramientas como:
-
Pantallas con turnos en vivo
-
Mensajes por WhatsApp o SMS
-
Apps del evento con notificaciones push
Así, puedes informar cuándo es mejor ingresar o reordenar flujos para evitar saturaciones en tiempo real.
Conclusión: la fila no es un problema, es una oportunidad
Con creatividad y tecnología, puedes transformar lo que antes era una molestia en una parte memorable del evento.
Cada punto de contacto cuenta, y la espera bien gestionada puede ser el primer paso hacia una experiencia que tus asistentes recordarán (y compartirán).
¿Quieres eliminar filas y mejorar la experiencia en tu próximo evento?
En Incontacto entendemos que muchas veces la fila no solo depende de la tecnología, en ocasiones hay que utilizar otro tipo de estrategias para que la fila no se sienta pesada y abrumadora.
Pero sabemos que esas estrategias sin unos buenos apoyos tecnológicos no servirían de nada, es por eso que con nuestras herramientas como auto-registro, control de acceso, analítica en tiempo real y soluciones humanas o digitales para cada punto de contacto, hacemos que la fila se acabe rápidamente mientras el asistente no siente que está en fila.
