Elegir la plataforma de registro equivocada puede generar más problemas que soluciones. no solo se trata del costo, sino del impacto operativo: si el sistema falla, la acreditación es lenta o se detiene, las filas aumentan y la imagen de su evento se deteriora.

La decisión de uso de un software de registro debe ser estratégica. Se necesita evaluar la solución más allá de sus características superficiales (como un formulario bonito) y concentrarse en la robustez, la escalabilidad y el soporte.

A continuación, analizamos los 4 errores más comunes que cometen los organizadores de eventos al seleccionar un software de registro, y las preguntas que debe hacer para evitarlos.

1. Error de irse por lo visual: conformarse únicamente porque la interfáz gráfica es muy bonitp

El día del evento, se necesitan realizar muchos procesos distintos donde el sistema debe ser el mejor aliado, un simple fallo o falta de funcionalidad paralizar todo el proceso.

• El error: Creer que es mas importante lo visual.
• La solución: Elegir una plataforma con todas las funcionalidades requeridas para el evento, apoyándose mucho en la experiencia de la empresa de registro, ya que han vivido muchos diferentes procesos.

2. Error de la base de datos

El valor de su asistente se multiplica cuando sus datos están completos, son los adecuados y de hecho pueden estar integradosen un crm.

• El error: conformarse con plataformas que ofrecen agilidad en el ingreso pero sin importar los datos.
• La solución: Confiar no solo en la plataforma sino en la empresa de registro que ayude con la construcción de los datos que se le deben solicitar al asistente y que adicional tengan personal capacitado que recolecte los datos de manera limpia.

3. Error de la escalabilidad

Muchos softwares funcionan bien para eventos pequeños (menos de 500 personas), pero colapsan bajo la presión de un congreso masivo o una feria.

• El error: confiar en que el software soportará un crecimiento repentino de asistentes o un pico de tráfico en la acreditación.
• La solución: Contar con un proveedor que tenga un rendimiento en eventos de su tamaño o mayores y por el número de asistentes que pueden procesar por minuto. Adicional, de acuerdo a la experiencia del proveedor, ver que eventos ha realizado donde tenga alta afluencia.

4. Error del soporte virtual

En el día del evento, cuando algo sale mal, no hay tiempo para esperar una respuesta por correo electrónico o por Whatsapp.

• El error: Basar la decisión en un precio bajo a costa de un soporte limitado a llamadas o correos.
• La solución: Elegir un proveedor con soporte dedicado y local, que entienda la logística de su región y pueda ofrecer un plan de contingencia de soporte en sitio o de respuesta inmediata para el día crítico del evento.

Conclusión: Elija un socio, no solo un software

Elegir un software de registro es elegir un socio logístico y estratégico. evite estos 4 errores comunes. Esta decisión es crucial para garantizar un evento fluido y maximizar la inteligencia de negocio que su evento genera.

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Siga aprendiendo: Hacer un evento es un proceso que no es solo el día del mismo. vea por qué es tan importante en nuestro artículo El proceso perfecto: antes, durante y después.