Las ventajas de tener un sistema de registro para tu evento

Hace algunos años, las mejores herramientas para realizar un registro eran un resaltador, una lista impresa y una regla. De hecho, hacían parte del check list de los organizadores y si por alguna circunstancia la lista de asistentes se olvidaba o se perdía, el estrés llegaba a los más altos niveles. A parte del desgaste que ocasionaba estar pendiente de estos detalles, siempre había filas y tú  no sabías que cantidad de personas habían ingresado e iniciaba el conteo manual.

Hoy en día, gracias a la tecnología contamos con registros de forma digital y el resaltador, la regla y las listas impresas murieron para los registros, afortunadamente. Aquí te presentamos las ventajas de tener un sistema de registro de manera digital y no manual.

PREREGISTRO

Tu evento inicia desde que los asistentes comienzan a registrarse y es que para garantizar una excelente logística debemos tener buenos formularios y sistemas de inscripción. Nada le baja más la categoría a tu evento, que la inscripción deba hacerse enviando un correo electrónico, llamando a una línea telefónica y hacer un pago y luego tener que enviar adjunto el pago.

Cuando tienes formularios como los que desarrollamos en Incontacto que son personalizables de acuerdo a las necesidades que demande el evento y que cuentan con pagos en línea de forma segura, tu evento sin duda tendrá mejor visibilidad y proyectará confianza.

REGISTRO

Llegar a un evento y que te reciban como si te estuvieran esperando, habla muy bien del organizador. Y esto es posible, cuando tienes un sistema de registro porque logras agilizar el proceso, es decir reduces el tiempo de espera en la fila  y mejora la captura de datos de los asistentes.

Nuestro sistema de registro no requiere internet, una ventaja que muy pocos sistemas tienen y que le evitan al organizador dolores de cabeza, en caso de que la conexión a internet falle o peor aún, que funcione de forma lenta.

Otra de las ventajas de este sistema, es que obtienes estadísticas en tiempo real de cuántas personas han ingresado, controlas el acceso y evitas que se “cuelen” en tu evento. Muchas empresas no le dan la suficiente importancia a este proceso y lo ven como un gasto adicional, cuando debería ser una inversión que se verá reflejado en una mejor gestión y en ofrecerle al cliente una buena experiencia.  Un evento que usa este tipo de tecnologías reduce hasta en un 95% el tiempo de espera de los asistentes.

 

POSTREGISTRO

Una vez terminado el evento, con el sistema de registro no deberás preocuparte de los informes y de iniciar un conteo manual de tus asistentes o lo que puede ser peor, pasarlos del papel a formato digital. Además, tienes la seguridad de tener los datos correctamente y actualizados del público que asistió a tu evento, con lo que podrás planear mejores campañas para tus próximos eventos.

Otra ventaja, es que pasado el evento podrás generar una mejor comunicación con tu cliente ya sea enviándole su certificado de asistencia, una encuesta de satisfacción las memorias del evento o un agradecimiento por su asistencia.

Según Santiago Barrientos, CEO de Incontacto, la relación costos beneficio es algo que muchos organizadores cuestionan a la hora de contratar estos servicios,  pero no saben los dolores de cabeza que se ahorran, especialmente a la hora del registro donde todas las personas entrar en furor, quieren entrar y hacer lo menos posible filas.  También garantiza una imagen dinámica y de buen trato a los asistentes.

 

Si deseas conocer más acerca de nuestros servicios de registro puedes contactarnos.