¿Cómo crear un formulario inteligente para tu evento?
Cada que vamos a realizar un evento como organizadores, debemos pensar en una serie de fases y una de esas, es el canal o proceso que deben hacer nuestros participantes para integrarse al evento por medio de un registro.
Este proceso se hace comúnmente por medio de formularios de registro; unos más sencillos, otros no tanto, pero en sí es la misma finalidad: poder construir una base de datos con la mayor cantidad de información. Tener todos los datos de un asistente nos facilita el proceso de registro el día del evento y además, podemos usar esta misma información para después crear vínculos con nuestros públicos objetivos, a través de estrategias claras de marketing.
Como organizadores debemos definir la importancia de la información que recolectaremos, pues es aquí donde radicará el éxito de la segmentación y perfilación de los asistentes, lo cual nos permitirá tener una base de datos de calidad y un entendimiento más claro de nuestros público, lo que se deberá traducir en una comunicación más efectiva y asertiva.
Adicional, si preguntamos información irrelevante o algunas preguntas complejas y no muy fáciles de digerir, se podría llegar a afectar el proceso de registro y hacer que los posibles participantes deserten del proceso.
Hoy en día, podemos crear formularios sencillos o muy complejos en su estructura, con campos dependientes, validación de precios por fecha o por categoría, manejar cupos en los salones o en la inscripción principal del evento.
La complejidad de los formularios está dada desde la operación misma de los eventos, estos pueden tener diferentes actividades dentro de su marco, donde debemos controlar quien ingresa a que actividad y quien no, esta segmentación se da por las categorías o paquetes que el asistente compre u el organizador ofrezca, es importante tener presente que entre más complejo sea, más recursos logísticos requiere para su ejecución.
Dentro de las funcionalidades de un formulario inteligente podemos tener:
- Campos dependientes
- Workshops
- Precios por fechas
- Códigos de descuentos
- Inscripciones grupales con precios por cantidad de asistentes.
- Workshops excluyentes
- Correos de confirmación
- Correos de rechazo
- Integración con pasarelas de pagos
- Inscripciones en lista de espera
- Cupos limitados en inscripciones generales
- Cupos limitados en workshops
- Formulario privado en el que se requiere de un código para poder inscribirse
- Posibilidad de guardar información parcial y posteriormente complementarla
- Adjuntar archivos (imágenes, comprobantes de pago, documentos)
La posibilidad de jugar con estas funcionalidades, permite crear formularios donde el alcance o posibilidades de combinaciones se amplían, permitiendo abarcar a diferentes proyectos dentro de una misma plataforma, sin tener que depender de desarrollos complejos.
Adicional a los canales para capturar la información, estos formularios inteligentes constan de un administrador que permite hacer correcciones o modificaciones al formulario en tiempo real, seguir al detalle las inscripciones, evaluar el impacto que pueden tener las activaciones ejecutadas desde comunicaciones sobre el tráfico del formulario y tener control constante sobre el dinero.
La importancia de una estructura clara en un formulario ayuda a que los asistentes puedan proveer la información necesaria y que no deserten en su proceso de registro, al igual que todo el proceso sea en una sola página.
